ممیزی تامین کنندگان یک جزء حیاتی مدیریت زنجیره تامین است. آنها کیفیت، قابلیتهای تحویل، انطباق و پایداری تامینکنندگان را ارزیابی میکنند تا اطمینان حاصل کنند که الزامات شرکت را برآورده میکنند و خطرات مشارکت را کاهش میدهند. یک روش حسابرسی صحیح می تواند به طور موثری کارایی و دقت حسابرسی را بهبود بخشد.
1. آماده سازی مقدماتی
قبل از حسابرسی، اهداف و محدوده باید به وضوح تعریف شود. یک برنامه حسابرسی تفصیلی باید شامل نوع حسابرسی (مثلاً ممیزی سیستم، ممیزی فرآیند یا ممیزی محصول)، برنامه زمانی و شرکت کنندگان تدوین شود. تیم حسابرسی باید متشکل از کارشناسان بخش های تدارکات، کیفیت و فناوری باشد. یک اخطار ممیزی باید از قبل برای تامین کننده ارسال شود و از آنها بخواهد اسناد مربوطه مانند مجوز کسب و کار، گواهی سیستم مدیریت کیفیت و نمودار جریان فرآیند تولید را آماده کنند.
2. در{1}}پیاده سازی حسابرسی سایت
ممیزی در سایت از دو بخش تشکیل شده است: بررسی سند و ارزیابی در سایت. بررسی سند، کامل بودن و انطباق اطلاعات ارائه شده توسط تامین کننده، مانند گواهینامه های ISO، سوابق بازرسی، و گواهی های انطباق با محیط زیست را تأیید می کند. ارزیابی در سایت، انطباق فرآیندهای تولید، تعمیر و نگهداری تجهیزات، و اثربخشی اقدامات کنترل کیفیت را از طریق-مشاهدات در سایت، مصاحبه با کارکنان، و بازرسیهای تصادفی تأیید میکند. تمرکز اصلی باید بر روی فرآیندهای کلیدی، مدیریت انبار، و رسیدگی به محصولات غیر منطبق باشد.
3. موضوع ثبت و رتبه بندی
در طول ممیزی، تمام عدم انطباق های کشف شده باید با جزئیات ثبت شوند، بر اساس شدت طبقه بندی شوند (مثلاً عمده، متوسط یا جزئی)، و تامین کننده باید طبق استانداردهای شرکت (مثلاً عالی، واجد شرایط یا فاقد صلاحیت) رتبه بندی شود. برای مسائل{5}درخطر بالا، باید از تامین کننده خواسته شود که فوراً برنامه اقدام اصلاحی را اصلاح و ارائه کند.
4. گزارش حسابرسی و پیگیری-
پس از ممیزی، تیم باید یک گزارش حسابرسی جامع، شامل نتیجهگیری، توصیههای بهبود، و یک برنامه پیگیری- آماده کند. تامین کننده باید شواهدی مبنی بر اصلاح را در بازه زمانی توافق شده ارائه کند و حسابرس برای تایید بسته شدن حلقه موضوع، بازبینی انجام خواهد داد. تامین کنندگانی که به طور مداوم استانداردها را رعایت نمی کنند باید برای فسخ در نظر گرفته شوند.
از طریق فرآیند حسابرسی سیستماتیک، شرکتها میتوانند-تامینکنندگان با کیفیت بالا را شناسایی کنند، ثبات زنجیره تأمین را بهینه کنند، و بهبود مستمر تأمینکنندگان را ارتقاء دهند و به منافع متقابل دست یابند.
